Como escrever uma carta de cancelamento de uma conferência

As palestras são cancelados para uma variedade de razões. Embora seja aceitável para cancelar uma conferência, não é a etiqueta apropriada para omitir avisar da mudança para aqueles que estão planejando para assistir. cartas de cancelamento são os meios mais eficazes para obter a palavra-se que a conferência foi cancelada. pessoal administrativo recolher RSVPs de informação deve ter as informações de contato para aqueles que estão planejando para assistir à conferência, para pedir uma lista de nomes e endereços de e-mail para que você possa enviar um aviso de cancelamento imediato .

instruções

  • 1

    Endereço da carta para cada indivíduo, se possível. Se a conferência é muito grande, você pode não ter tempo para enviar uma carta a cada um pessoalmente. Neste caso, a carta dirigida a um público mais vasto. Digitar algo como "Queridos participantes da conferência" ou "To Whom It May Concern".

  • 2

    Escrever para lamentar informar o destinatário de que a conferência foi cancelada. Escreva o nome da conferência, incluindo a data ea hora em que deveria ter lugar. As proporções mais esclarecimento, melhor. Algumas pessoas se inscrever para participar de muitas palestras sobre o mesmo tempo, então você terá que saber a conferência exata está sendo cancelado. Você pode dizer: "Nós lamentamos informá-lo que a conferência" Mudando mentes no negócio "prevista para 4 de maio às 02:00, foi cancelada".

  • 3

    Pede desculpas pelo inconveniente. Algumas pessoas que confirmaram presença poderia ter tido para fazer arranjos especiais e acomodações para atender e poderia ser uma desvantagem que a reunião foi cancelada abruptamente. Eu digo: "Nós sinceramente pedimos desculpas por qualquer inconveniente que essa alteração possa causar."

  • 4

    Informa receptores cartas a próxima etapa. Se a conferência foi adiada, diga. Dada a hora ea data em que você moveu a conferência para confirmar as instruções de atendimento para a nova data. Se a conferência não será remarcado, é importante que os leitores saibam. Você poderia escrever "No momento, esta conferência não foi remarcada, mas iremos informá-lo se isso muda."

  • 5

    Ele fornece instruções sobre a pessoa que você deve entrar em contato se tiver dúvidas ou preocupações. Ele inclui nome, número de telefone, fax e e-mail o contato apropriado.

  • 6

    Assinar a carta e escrever seu nome embaixo. Isso permite que os destinatários saibam que a carta de cancelamento veio realmente de você e não é uma farsa.

Dicas:

  • Você pode incluir as palavras "Aviso de conferência de cancelamento" no topo da sua carta aos leitores ver imediatamente o assunto da carta. Você também pode optar por imprimir o aviso do lado de fora do envelope.
  • Se os participantes da conferência obrigado a pagar uma taxa de participação, fixado política de reembolso para a parte de trás de sua carta de cancelamento e informa os leitores a seguir os passos para obter seu dinheiro de volta.