Respondendo a uma carta de reclamação

Se você operar um negócio ou ter clientes de qualquer tipo, você pode em algum momento receber uma carta de reclamação. De fato, em algumas profissões, como um proprietário, uma carta de reclamação pode ser o tipo de evento com o qual você tem que lidar regularmente com. A resposta que você tem a oferecer em resposta à carta de reclamação, depende em parte o que você pensa da reclamação e, se você estiver indo para fazer algo sobre isso. O importante é oferecer algum tipo de resposta à carta.

instruções

  • 1

    Determina o que você vai fazer com a queixa. Você pode programar para não fazer nada. Você pode aceitar a reclamação, ou você pode rejeitar a denúncia.

  • 2

    No topo da resposta com o nome e endereço da pessoa que reclamou. Adicione a data. Pretende imprimir a carta em papel timbrado profissional, ou adicione seu nome e endereço também.

  • 3

    Ele afirma que recebeu a carta de reclamação da pessoa e agradecer-lhe por ter tomado a tempo para escrever. Esta é a opção se você não pretende fazer qualquer coisa.

  • 4

    Se você aceitar a queixa, ofereceu um pedido de desculpas. Informa a pessoa que vai ser pesquisando o assunto ou dar uma explicação sobre o que aconteceu. (Escolha um, dependendo da situação).

  • 5

    Se você está rejeitando a queixa, disse ele a pessoa mais cortês e profissional possível porque a queixa não é válido, porque não são os culpados ou por que não são responsáveis ​​pela questão de quem está reclamando.

  • 6

    Ele indica que você vai fazer sobre a denúncia. Se você não fizer nada, ele diz que não há nada que você pode fazer agora. Se você aceitar a reclamação, dizer a pessoa que está em seu poder para fazer. Se você rejeitar a reclamação, você não pode fazer nada. Você pode se referir a pessoa a alguém que pode fazer alguma coisa, ou você pode dar à pessoa algo para compensar sua insatisfação.

  • 7

    Permitir que a pessoa saber como você pode entrar em contato para mais perguntas. Ele inclui o seu nome escrito, assinatura e título na parte inferior da carta.